Agent du Bureau Études et Formations Bef du Site Ensm de Marseille H/F - 13

- Assurer le rôle d'interlocuteur privilégié auprès des élèves et des stagiaires
- Traiter les demandes de renseignements (boîte mail, appels téléphoniques, accueil), notam- ment auprès des candidats potentiels.
- Gérer le courrier entrant et sortant et le suivi de la boîte mail du service avec ses collègues,
- Saisir et mettre à jour régulièrement les données administratives des élèves dans différents ou- tils (logiciel de scolarité, tableurs) : coordonnées, absences, dispenses, notes, déclarations d'assiduité...
- Accueillir et orienter les élèves et les stagiaires dans le suivi de leur scolarité / formation
- Editer tous documents les concernant (attestations diverses, convention de stage, ordres de mission...)
- Délivrer des attestations de formation, instruire et suivre les dossiers de financement profes- sionnel des stagiaires.
- Participer à l'organisation des examens : édition des documents administratifs, préparation et disponibilité des salles, surveillance...
- Préparer les jurys de fin de semestre et de d'année : tableaux de notes, convocation des membres, bulletins...
- Gérer l'immatriculation des nouveaux élèves et l'obtention de leur brevets maritimes
- Gérer les formations continues et spécifiques maritimes : inscription dans un logiciel dédié, accueil, secrétariat, fiches enquête satisfaction...
- Assurer le suivi administratif des stages du cycle ingénieur : conventions, attestations, suivi des rapports de stage...
- Préparer et organiser la logistique des différents événements du site,
- Assurer l'organisation des élections dans les différentes instances de l'ENSM