Assistant de Direction Direction de Site - Hôpital Nord H/F - 13

Descriptif Vous êtes rigoureux(se), discret(e) et aimez travailler au cur des dynamiques décisionnelles ?

Rejoignez l'hôpital Nord et soyez au cur des projets de l'un des 4 sites hospitaliers de l'AP-HM

L'Assistance Publique des hôpitaux de Marseille (APHM)

Avec 4 sites hospitaliers, une plateforme logistique et 12 instituts de formation, l'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (APHM) est le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur.

Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l'éducation à la santé.

L'APHM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l'hôpital d'instruction des armées Laveran.

L'Hôpital Nord

L'hôpital Nord compte 747 lits et 90 places et emploie près de 4 800 personnels médicaux, paramédicaux, administratifs, techniques et logistiques.
C'est un établissement dynamique avec de nombreux projets, opérations de travaux et qui rentre dans un vaste programme de modernisation qui s'échelonnera de 2026 à 2030.
L'équipe de direction est composée de :
- 1 directeur d'établissement
- 3 directeurs adjoints
- 1 ingénieur hospitalier
- 1 adjoint des cadres affaires générales
- 2 secrétaires de DirectionVos missions principales

Chargé(e) d'appuyer l'équipe de direction de l'hôpital Nord dans l'organisation de leurs activités et, notamment, la gestion de leur agenda :
Vous assurez la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des personnels, interlocuteurs externes.
Vous rédigez et diffusez les notes de service internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, après validation par la direction.
Vous classez et archivez les documents relevant de la direction.
Vous gérez le planning des rendez-vous et des réunions de travail de la direction.
Vous assurez les réservations des salles de réunions de la direction et de l'espace hospitalo-universitaire.
Vous préparez et organisez les réunions institutionnelles : convocations, constitution des dossiers, réservation de salles.
Vous organisez les déplacements professionnels de la direction.
Vous réalisez les tâches courantes de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, gestion des courriers/mails entrants et sortants, rédaction de courriers/mails, commandes économat et prestations traiteurs lors d'évènements particuliers, mise à jour de fichiers, gestion administrative des documents liés à l'UHSA.
Vous réalisez les demandes GDD techniques et informatiques si nécessaires pour la direction
Vous participez en roulement au planning de garde de 8h à 17h30.

Vos missions secondaires

Plan blanc : en cas de déclenchement d'un plan blanc par la Direction Générale, vous venez en soutien de l'équipe de direction sur des fonctions de secrétariat de crise.

Le profil que nous recherchons :

Votre parcours

Vous êtes titulaire d'un diplôme de Niveau Bac
Une première expérience d'Assistant(e) de Direction serait appréciée

Vos compétences

Vous maîtrisez parfaitement l'expression orale et écrite.
Vous faites preuve de disponibilité et d'autonomie dans l'organisation de votre travail.
Vous vous adaptez facilement aux imprévus et aux changements d'horaires en fonction des impératifs de la direction et des responsables administratifs.
Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se), avec un fort sens des responsabilités et un respect strict des procédures.
Vous savez faire preuve d'initiative, d'anticipation et de discernement dans la gestion des priorités.
Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles : écoute active, diplomatie et patience.
Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion en toutes circonstances.
Vous maitrisez le Pack Office

Ce que nous vous proposons :

Grade : Adjoint administratif ou équivalent
Statut : Titulaire ou contractuel
Poste à temps complet : 39h par semaine avec 19 RTT par an
Horaires : Du lundi au vendredi avec 3 horaires en roulement avec votre binôme :
- 8h - 15h48
- 8h30 -16h18
- 9h42 -17h30
28 jours de congés annuels par an
1 jour de télétravail par semaine après 6 mois de poste et selon la charte institutionnelle en vigueur

Vos avantages

Un CE/CGOS attractif
Une facilité d'accès à des places en crèches
Pour vos déplacements : une possibilité de stationner sur le site, un forfait mobilité durable ou une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (dans la limite du plafond fixé par la loi)
L'accès aux restaurants du personnel des différents sites à un tarif avantageux ainsi qu'une offre quotidienne de Food-truck sur le site