Agent d'Accueil Administratif - Commune de la Roque d'Antheron H/F - 13

Sous l'autorité du responsable de service, l'agent d'accueil administratif assure l'accueil physique et téléphonique du public, informe et oriente les usagers, et contribue à la qualité du service rendu par la collectivité. Il/elle prend en charge diverses tâches administratives (gestion de dossiers, traitement de courriers et documents, mise à jour d'informations) et apporte un appui aux services municipaux.

Accueil et physique et téléphonique du public
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels et les rendez-vous.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

Renseignement et orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau...).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (copies état civil, légalisation de signature, etc...)

Gestion et affichage d'informations
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

Gestion administrative et secrétariat courant
- Assurer la gestion, la saisie et la mise en forme de documents administratifs.
- Participer au suivi des demandes administratives des usagers.
- Préparer et mettre à jour des tableaux de suivi (Excel, logiciel métier).

Gestion logistique et suivi budgétaire
- Assurer la gestion des commandes en fonction des retours des agents d'entretien (consommables, petits matériels, fournitures diverses).
- Effectuer le suivi des finances par lot pour le service restauration et alerter en cas de dépassement ou de risque de dépassement du budget alloué.

Assistance aux services municipaux
- Assurer un soutien administratif auprès des différents services (état civil, affaires scolaires, élections, etc.).
- Aider à la préparation de dossiers, convocations, comptes rendus ou supports de communication.