Coordinateur - Coordinatrice Pédagogique et Administratif H/F - 13

L'Arca delle lingue est une association culturelle et un organisme de formation certifié Qualiopi, créé à Marseille en 2012 qui se consacre à la promotion et à la diffusion des "languescultures" romanes, à travers l?enseignement des langues espagnole, italienne et portugaise. Notre champ d'action embrasse deux activités : l'enseignement des langues étrangères d'une part, les manifestations et les actions culturelles de l'autre.- Gestion des modules de formation et des stagiaires ;
- Gestion des formateurs ;
- Gestion du système qualité QUALIOPI et de la documentation ;
- Aide à la gestion de l'association (communication ; marketing ; secrétariat ; programmation culturelle).

Principaux interlocuteurs externes : Les formateurs / - Les financeurs / - Les entreprises / - Les stagiaires

Niveau d'accès
- Notions de didactique et enseignement des langues
- Expérience en organisme de formation ou en milieu associatif
- Connaissance profonde du référentiel QUALIOPI, d'EDOF et de tout le système « CPF ».
Activités principales
- Gestion des formations
- Rédaction et mise à jour des modules de formation
- Élaboration des outils pédagogiques
- Rédaction des procédures et matrices internes
- Gestion de l'intégration de la documentation et des consignes des organismes financeurs
- Gestion des formateurs
- Recrutement , intégration et suivi des formateurs
- Réalisation des entretiens professionnels et/ou annuels des formateurs
- Gestion de la formation continue des formateurs
- Gestion du système QUALIOPI
- Piloter la mise en place et l'amélioration du système qualité
- Travailler avec l'ensemble des collaborateurs pour créer un système qualité efficace
- Piloter la communication qualité (indicateurs, documentation, .)
- Gérer le système documentaire sous l'intranet
- Sensibiliser le personnel au système qualité mis en place
- Préparer et réaliser/faire réaliser les audits internes
- Suivre le traitement des réclamations des tiers
- Piloter les plans d'actions liés à la qualité (réclamations clients, dysfonctionnements, .)
- Gestion de la veille réglementaire
- Gestion CPF :
- Entretien, test de niveau et orientation stagiaire vers type de formation
- Élaboration dossier CPF, envoi communication, envoie convocation stagiaire et formateur
- Préparer les documents nécessaires (règlement stage, feuilles émargement, conventions, attestations, questionnaires, etc.)
- Gérer tous les tableaux concernant le CPF : tableau suivi de formation, tableau inscription examen, tableau satisfaction, etc
- Agender entrées et sorties de formation et le faire sur le site EDOF
- Suivi des stagiaires (contrôler périodiquement, au moins 1 fois /mois, voir plus vers la fin de l'année, les feuilles d'émargement), gérer tout type d'appel du stagiaire, gestion problèmes signalés
- Inscriptions aux examens, envoie identifiant connexion et guide, veiller qu'ils passent l'examen
- Post-formation : attestation de stage, feuille présence examen etc., livret pédagogique
- Archivage
- Gestion et mise à jour site EDOF
- Gestion WEDOF
- Relation avec les formateurs : Contrôle bonnes pratiques, gestion des problèmes signalés ; Élaboration système de contrôle des pratiques pédagogiques ; Paiements mensuels, distribution cours ; Élaboration contrats ; Entretien annuelle.
- Organisation des programmes, des niveaux, des nouveaux cours ou des ateliers
- Organisation du calendrier de cours et vacances
- Organisation atelier didactique formation formateurs (1 fois/an) + attestation de présence
- Gestion QUALIOPI :
- Mise au jour de procédures et des formats
- Préparation audit
- Contrôle documentaire
- Veille réglementaire
- Contrôle et renouvellement conventions organisme certificateurs. Pour le DCL une fois chaque 3 ans. Il faut refaire toute la demande de certification
- Contrôle et renouvellement conventions organisme certificateurs. Pour le CLOE, possible audit 1 fois/an
- Elaboration BPF à envoyer à la DIRECCTE
- Gestion du standard
transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général.
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports.) tri, classement, archivage, etc.
- Gestion associative
- Création du PV de l'AG, etc.