Coordinateur des Opérations Évènementielles H/F - 13

Le coordinateur du pôle évènementiel est rattaché au Service du développement des ressources, constitué d'un pôle Privatisation, un Pôle Gestion des concessions et de l'image, et un Pôle mécénat. Placée sous la responsabilité de la chargée du pôle évènementiel, il travaille en étroite collaboration avec la chargée de privatisation, qui est cheffe de projets. Il est en charge de la partie opérationnelle des événements organisés par le musée. Les opérations du musée peuvent être de différents types : opérations de communication internes (vernissages, opérations de relations publiques) et opérations privatives (soirées et opération locatives, mécénat ou partenariat).

Les missions de commercialisation des espaces du musée
Gestion des demandes entrantes (mail / téléphone)
Rédaction, envoi et suivi de devis
Organisation de visites de repérage
Coordination des opérations privatives en lien avec la chargée du pôle évènementiel :
Suivi de la relation client de la réception de la demande jusqu'au jour J, en relation avec les équipes du Mucem (bâtiment, sécurité, publics, régie, programmation...)
Production évènementielle :
Participation aux réunions et repérages clients
Suivi du tableau récapitulatif logistique
Coordination avec des prestataires techniques et traiteurs choisis par les clients
Suivi des éléments techniques : préparation des fiches montage, contrôle des plans d'implantation, collecte des éléments techniques...
Gestion des prestataires en marché avec le Mucem aux côtés de la chargée du pôle évènementiel (cahiers des charges, devis, suivi et coordination)
Participation aux briefs des différents membres des équipes du Mucem

Les missions concernant l'exploitation-production :
Coordination et régie sur site lors du montage et de l'exploitation
Encadrement de la logistique en collaboration avec le régisseur
Mise en place de la signalétique sur site
Suivi administratif et comptable en lien avec la chargée du pôle évènementiel
Devis, contractualisation, facturation et suivi administratif de chaque opération :
Réalisation de devis, suivi du planning d'option, relance des options, suivi commercial
Édition et suivi de la facturation (clients et prestataires du Mucem), suivi budgétaire
Édition des conventions, suivi des signatures, suivi administratif
Mise en place et suivi de tableaux de contrôle d'activité : factures, commandes prestataires...
Reporting et bilan des activités
Suivi des supports de communication en lien avec le/la chargé/e du pôle évènementiel :
Rédaction et mise à jour des fiches techniques
Mise à jour de la plaquette commerciale
Création de plans et modélisation des espaces sur le logiciel Sketchup
Prospection
Communication sur l'activité du service