Assistant de Direction Daad - Ccas de Marseille H/F - 13

Apporter une aide permanente au binôme de direction de la DAAD en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

1/ Travail administratif et soutien à la Direction
- Gestion du courrier et des courriels
- Gestion de l'accueil téléphonique au sein de la Direction
- Gestion des plannings de la direction
- Gestion des signalements (particuliers, partenaires, élus, appui à la gestion de la boite contacts)
- Rédaction et mise en forme de travaux bureautiques (bilans d'activité, ROB, demande de subventions RSA, CLSPD, compte-rendu...)
- Organisation générale et suivi administratif des projets de délibérations, fiches techniques présentés au Conseil d'Administration, interface avec le service des assemblées
- Gestion des dossiers suivis par la direction (préparation de dossiers, classement, rédaction de notes, alerte et relances)
- Participation à des réunions, prise de notes
- Relations avec les divisions et services de la direction, les autres directions fonctionnelles (participation aux COPIL procédures, Comités divers)

2/ Management
Encadrement d'une assistante administrative

3/ Gestion et suivi de l'activité
- Tenue des tableaux de bord et différents outils nécessaires au pilotage de l'activité
- Suivi des indicateurs
- Suivi de l'exécution budgétaire
- Suivi des conventions

Spécificités :
- Travail en bureau et au sein des établissements ou structures pilotées par la DAAD
- Pics d'activité en fonction des besoins et obligations du service
- Très grande disponibilité vis-à-vis du binôme de direction
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité