Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - 13

Vous travaillerez 3 jours par semaine, jours et horaire négociables.
Missions principales
1. Gestion administrative et opérationnelle
- Préparer, saisir et mettre à jour les plannings des agents de sécurité (absences, congés, remplacements).
- Vérifier la conformité des pointages et des heures réalisées avant transmission à la paie.
- Gérer la mise à jour des dossiers administratifs des agents (CNI, carte pro CNAPS, formations, habilitations, permis, etc.).
- Rédiger et envoyer les courriers administratifs (avertissements, convocations, attestations diverses).
- Assurer le suivi des contrôles et passages encadrants sur sites (traçabilité, fiches de visite).
- Réaliser les reportings hebdomadaires d'activité (absentéisme, incidents, heures, suivi des remplacements).

2. Support au management opérationnel
- Assister le chef d'agence dans la gestion quotidienne des prestations et du personnel.
- Participer au recrutement des agents : présélection téléphonique, convocation aux entretiens, constitution du dossier salarié.
- Assurer le lien permanent avec les chefs de site et les agents pour tout sujet opérationnel (plannings, remplacement, consignes).
- Relayer les informations descendantes (procédures, consignes, changements de planning).
- Assurer la transmission des besoins matériels (tenues, talkies, badges, fournitures).

3. Suivi client et communication interne
- Réceptionner et traiter les demandes clients relatives au service sécurité.
- Préparer les reportings clients (suivi des anomalies, actions correctives, synthèse mensuelle).
- Participer à la préparation des audits qualité et aux réunions clients (prise de notes, rédaction des comptes rendus).
- Maintenir une communication fluide avec les services RH, paie et direction.

4. Tâches administratives transversales
- Gestion du courrier entrant et sortant de l'agence sécurité.
- Classement et archivage physique et numérique des documents.
- Mise à jour des tableaux de suivi (agents, sites, interventions, incidents).
- Participation à la préparation des paies et facturations (contrôle des heures et anomalies).

5. Suivi disciplinaire et conformité
- Vérifier la présence et la ponctualité des agents.
- Signaler les manquements (absences injustifiées, retards, non-respect des consignes).
- Préparer les dossiers disciplinaires en lien avec le responsable RH.
- Veiller à la validité des cartes professionnelles CNAPS et relancer les renouvellements.