Gestionnaire Administrative - Commune de Marseille H/F - 13

Gestion d'un secrétariat d'une division en état-major.

- Gérer le courrier entrant/sortant; réceptionner et diffuser les documents internes et externes à l'unité vers les bureaux concernés ou les entités extérieures ;
- gérer, structurer et uniformiser les documents édités par les bureaux de la division; effectuer l'accueil physique/ téléphonique/ mail, des interlocuteurs internes et externes à l'unité
- tenir à jour le calendrier et connaître le plan de charge des bureaux de la division ;
- organiser les rendez-vous au profit des différents bureaux;
- préparer les réunions sur demande des bureaux.
- superviser et suivre les déplacements professionnels;
- organiser le corpus documentaire de la division (physique et numérique) ;
- suppléer le correspondant informatique ;
- rédiger et suivre les messages d'autorité (NEMO);
- suivre, gérer et déclarer les jours d'activité des réservistes;
gérer l'approvisionnement des fournitures bureautiques et de propreté.