Assistant de Direction - Gestion et Organisation H/F - 13

Onet est un groupe de services et d'ingénierie de dimension internationale. Notre offre diversifiée (Propreté, Sécurité, Accueil, Logistique, Services aéroportuaires, Ingénierie et Services nucléaires, Maintenance techniques des bâtiments) s'étend sur plusieurs pays d'implantation et repose sur l'expertise de nos 80 000 collaborateurs. Notre mission est de déployer nos énergies et nos ressources pour contribuer à créer des environnements toujours plus sains, sûrs et fiables.Onet recrute, pour sa Direction Marketing et Communication, un Assistant de direction F/H.

Basé au siège social de Marseille (9ème arrondissement) et vous êtes directement rattaché à la Directrice Marketing et Communication du groupe. En tant que bras droit, vous pilotez l'agenda, coordonnez, organisez les réunions stratégiques, optimisez les déplacements et facilitez l'ensemble des interactions internes et externes. Vous assurez également le suivi administratif de l'équipe, l'animation des rituels collectifs, la préparation des dossiers clés ainsi que la gestion budgétaire et des tableaux de bord. Dans ce rôle central, vous contribuez à fluidifier le fonctionnement de la direction, à structurer les process et à anticiper les besoins, tout en garantissant une organisation efficace et professionnelle.

Dans ce cadre, vos principales responsabilités sont les suivantes :

1. Gestion stratégique du temps, des priorités et des réunions
Piloter l'agenda de la direction et optimiser les séquences de travail.
Gérer la boîte mail de manière proactive
Planifier et organiser les réunions clés et rituels : réunions équipe, points projets, rendez-vous externes...
Préparer les dossiers stratégiques : notes de synthèse, supports de présentation et documents de décision.
Élaborer des comptes rendus orientés actions et assurer le suivi des livrables.
2. Gestion des déplacements et de la logistique
Anticiper et organiser les déplacements : réservations, itinéraires optimisés, feuilles de route, notes de frais...
Préparer les rendez-vous et s'assurer d'un déroulé fluide.
3. Animation et support opérationnel de l'équipe
Proposer et animer le plan d'animation de l'équipe Marketing et Communication.
Gérer le suivi administratif : congés, formations, commandes, intégration des nouveaux arrivants...
Faciliter la communication et encourager la cohésion au sein de l'équipe.
4. Suivi budgétaire et pilotage administratif
Gérer le budget de la direction : suivi des engagements, analyse des dépenses, alertes et contrôles.
Mettre à jour et améliorer les tableaux de bord financiers et opérationnels.
Superviser les notes de frais de l'équipe et l'ensemble des process administratifs.
Identifier les leviers de simplification, proposer des idées, améliorer les outils.