Secrétaire de la Présidence H/F - 13

Liaisons hiérarchiques : Le président

Liasions fonctionnelles : Le conseiller du président, l'administratrice générale et la responsable des moyens générauxSous la responsabilité du président et auprès de son conseiller, le secrétaire du président assure les missions suivantes :

Au titre du bon fonctionnement de la présidence :
Gérer et coordonner les activités et les dossiers de la présidence
Organiser, gérer, coordonner l'agenda et les impératifs du président, ses missions et déplacements (rendez-vous extérieurs et internes), l'organisation des réunions et en assurer les comptes rendus : comités de direction, comités de programmation, réunions, comités de pilotages
Assurer un accueil de qualité à l'ensemble des interlocuteurs internes ou externes en veillant à leur filtrage et à leur bonne orientation et à leur apporter l'assistance et le conseil et le suivi nécessaire
Assurer la correspondance du président : rédaction des courriers (mise en forme - supports visuels), gestion des appels téléphoniques (ligne privée),
Traiter le courrier administratif de l'établissement (entrant/sortant),
Centraliser, synthétiser et transmettre des informations stratégiques émanant soit de la présidence, soit des autres départements et à destination du président
Au titre de la participation au protocole :
Gérer les actions protocolaires du Mucem (fichier institutionnel, envoi de catalogue, gestion des invitations, événements et expositions...)
Maîtriser le protocole d'accueil : élus, personnalités invités (institutionnels, artistes, partenaires économiques...)
Participer aux événements et vernissages
Au titre de la gouvernance, auprès de l'administratrice générale :
Participer à la préparation des conseils d'administration de l'établissement (constitution du dossier, envoi des convocations, suivi administratif et logistique des instances, suivi des procédures statutaires)
Assurer le suivi administratif des instances : rédaction et envoi des délibérations à la tutelle
Gérer certaines dépenses du budget de l'administration générale (moyens généraux) concernant les frais et dépenses du président, les frais liés aux instances, aux opérations de communication interne et aux invitations statutaires et vip.
Contribuer aux processus du contrôle interne
Archivage régulier numérique et papier des dossiers du secrétariat, de la présidence et de l'administration générale.