Office Manager Agence d'Architecture H/F - 13

Les principales missions

Appels d'offres & dossiers (publics / privés)

- Veille quotidienne sur les consultations et qualification des opportunités
- Gestion des plateformes de consultation (profils acheteurs, BOAMP/JOUE, etc.)
- Constitution des dossiers de candidature : collecte des pièces, mise en forme, conformité, dépôt dans les délais
- Coordination avec les partenaires (BET, co-traitants, groupements) : relances, centralisation, respect des échéances
- Suivi et mise à jour des tableaux de pilotage

Organisation & structuration interne

- Mise en place de méthodes, process, checklists, routines et outils de suivi
- Structuration de l'organisation documentaire (Teams / SharePoint / arborescences / templates)
- Suivi des plannings, échéances, jalons et livrables
- Amélioration continue : faciliter la vie de l'équipe, réduire les irritants, fluidifier les échanges

Support Direction & administration

- Interface avec le cabinet comptable (transmission, suivi, préparation d'éléments)
- Suivi des notes de frais, indemnités kilométriques, titres-restaurant, heures supplémentaires
- Soutien administratif à la Direction
- Logistique quotidienne : moyens généraux, prestataires, organisation de déplacements (si besoin)

Communication & événementiel

- Mise en forme de supports (présentations, fiches projets, dossiers références - Canva / Pack office)
- Organisation d'événements (inaugurations, visites, rencontres partenaires, temps forts internes)
- Contribution à la communication et aux relations presse professionnelles (mise en forme, diffusion, suivi des retombées)

Le profil recherché

Indispensable

- Expérience confirmée (minimum 5 ans) en tant qu'Office Manager / Assistante de direction / Assistante d'agence
- Maîtrise solide des appels d'offres / marchés publics : veille, plateformes, constitution de dossiers, conformité, respect des délais
- Environnement apprécié : architecture, bureau d'études, ingénierie, promotion immobilière, construction
- Excellente organisation, rigueur, sens des priorités, fiabilité
- Très bon niveau rédactionnel, soin apporté à la mise en forme des documents
- Aisance outils : Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint/OneDrive) ; Canva apprécié
- Appétence pour les NTIC et l'IA (ex. ChatGPT) afin d'optimiser l'organisation, la production documentaire et les routines administratives.

Savoir-être attendu

- Discrétion, posture de confiance (informations sensibles)
- Proactivité, capacité à anticiper et faire avancer les sujets
- Bon relationnel, communication fluide avec l'équipe et les interlocuteurs externes
- À l'aise dans un environnement exigeant, où la coopération et la fiabilité comptent.

Conditions & organisation

- Poste basé à Marseille centre - présentiel (pas de télétravail régulier, exceptions possibles au cas par cas - urgence familiale ex.)
- Flexibilité horaire possible
- Possibilité de 4/5e (mercredi off) selon organisation
- Démarrage souhaité : ASAP

Bee To B Recrutement Conseil accompagne une agence d'architecture indépendante en pleine croissance, implantée au coeur de Marseille, reconnue pour son approche exigeante, créative et centrée sur l'expérience utilisateur...

L'agence intervient majoritairement sur des projets de logement collectif (résidences étudiantes, opérations de 30 à 70 logements), avec une ouverture sur des projets tertiaires, industriels et de réhabilitation selon les opportunités.

Équipe à taille humaine (environ 10 personnes)

Dans le cadre d'une création de poste, nous recrutons un(e) Office Manager, véritable pilier de l'organisation interne et bras droit opérationnel du Président. ( pas de management / pas de multisite)

Poste basé à Marseille - 100 % sédentaire (en présentiel).