Assistant·e de Gestion H/F - 13

La Formation Professionnelle en Santé est une structure particulière, dotée de compétences uniques en formation continue au sein d'AMU et dédiée aux métiers de la santé. Elle est composée de 3 pôles : le pôle gestion, le pôle financier et le pôle DPC.

L'assistant de gestion travaille au sein du Pôle gestion dont l'équipe est constituée d'un responsable et de 5 gestionnaires. Il est en lien avec les enseignants responsables des diplômes de formation continue, les services en charge du volet formation, les gestionnaires des écoles / département / la Faculté de Pharmacie, directions centrales d'AMU (FORPRO / DIRFOR / Agence comptable...) et partenaires institutionnels publics et privés, parmi les principaux : l'ANDPC (Agence nationale du Développement Professionnel Continu), France Travail, OPCO ...

Il participe comme l'ensemble du personnel de l'UFR à l'organisation de l'examen sélectif PASS (Parcours d'Accès Spécifique Santé) et tenue des bureaux de vote lors des élections.

Activités principales
Gestion administrative et financière

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la Formation Professionnelle en Santé.

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion.

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.

- Retranscrire des informations orales à l'écrit.

- Prendre en charge les dossiers des stagiaires de formation continue de la candidature à la délivrance du diplôme et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du pôle.

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.

Gestion pédagogique

- Suivre les programmes des formations, établir les réservations de salles, et suivre les émargements.

- Assurer le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants.

- Vérifier les conventions et contrats des stagiaires, les modifier en cas de besoin, et assurer le suivi des conventions aux diverses étapes de leur validation.

- Participer à l'élaboration du calendrier et à l'organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes...

- Participer à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des procès-verbaux, corrections, affichage des résultats...

- Assurer la reprographie des documents administratifs et pédagogiques à l'attention des étudiants.

- Éditer et remettre à l'usager des documents administratifs (attestations, relevés de notes).

Activités annexes

- Participer aux examens et évènements de l'UFR (élections, PASS...)