Secrétaire de Mr le Maire - Commune des Pennes-Mirabeau H/F - Communes

Assurer l'assistance administrative et organisationnelle du Maire afin de garantir le bon fonctionnement de son activité quotidienne, la gestion de son agenda et le suivi des dossiers administratifs.

Sous l'autorité directe du Maire :
Réalisation de travaux de bureautique (rédaction de courriers, notes, comptes rendus, mise en forme de documents)
Réception et filtrage des appels téléphoniques
Accueil et orientation des interlocuteurs (élus, partenaires, administrés)
Suivi, organisation et planification des réunions du Maire
Gestion et optimisation de l'agenda du Maire
Préparation des dossiers et supports pour les réunions et rendez-vous
Suivi, tri, classement et archivage des dossiers administratifs
Gestion du courrier entrant et sortant
Interface entre le Maire, les services municipaux et les partenaires externes

Formation administrative ou expérience significative sur un poste similaire
Expérience en collectivité territoriale appréciée
Capacité à travailler dans un environnement exigeant et dynamique

Conditions d'exercice :
Travail en lien direct avec le Maire
Disponibilité et adaptabilité requises (horaires variables possibles selon les obligations du Maire)
Poste nécessitant une grande confidentialité

Compétences requises
Savoirs :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Techniques de rédaction administrative

Savoir-faire:
Organiser et prioriser les tâches
Gérer un agenda complexe
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Assurer un suivi rigoureux des dossiers
Communiquer efficacement à l'écrit et à l'oral

Savoir-être :
Discrétion et respect strict de la confidentialité
Sens de l'organisation et rigueur
Réactivité et capacité d'adaptation
Sens du service public
Bon relationnel et diplomatie

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers