Gestionnaire Administratif - Adjoint des Cadres Hospitaliers Ach Pôle Territoire Coopérations H/F - Hopitaux Universitaire de Marseille Aphm

Le Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Hôpitaux de Provence regroupe 13 établissements de santé publics des Bouches-du-Rhône, ainsi que l'Hôpital d'Instruction des Armées Laveran en tant que membre associé. Ce GHT, l'un des plus importants de France, dessert une population de plus de deux millions de personnes, dont 10 % de plus de 65 ans. L'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM), en tant qu'établissement support du GHT, joue un rôle central dans le développement de la coopération entre les établissements membres et la gestion des 15 filières médico-soignantes.

Dans le cadre de son projet stratégique, adopté en juillet 2024, le GHT Hôpitaux de Provence poursuit une dynamique de collaboration renforcée avec d'autres GHT de la région, ainsi que des établissements publics, privés et ESPIC.

Afin de soutenir ces initiatives, un gestionnaire administratif sera recruté au sein du Pôle Territoire, Coopération et Relations internationales, pour assurer la coordination et l'animation de ces projets de coopération.

Envie de contribuer au développement du Groupement Hospitalier de Territoire Hôpitaux de Provence et de renforcer les coopérations internationales ?

Rejoignez notre équipe dynamique au coeur des enjeux territoriaux et internationaux de l'AP-HM et faites la différence !

Nous recrutons un(e) Gestionnaire administratif(ve), Adjoint des Cadres Hospitaliers (ACH)

Vos missions principales

L'AAH, responsable de la cellule opérationnelle du GHT Hôpitaux de Provence et le gestionnaire administratif ont vocation à travailler en binôme sur les 3 grands champs d'action des coopérations de manière à assurer une continuité permanente de ces missions :

1. Assurer le fonctionnement opérationnel des instances du GHT :
- Vous planifiez et organisez les instances (calendrier, invitations Outlook, réservations de salles) et mettez à jour leur composition.
- Vous participez à la préparation des ordres du jour, des supports et des sujets à présenter, puis rédigez les comptes-rendus des réunions.
- Vous assurez la coordination de la mise à jour de l'annuaire du GHT.

2. Assister le pilotage du GHT :
- Vous participez au Suivi des projets et des besoins pour les AAP, autorisations et conventions et en assurez la gestion (rédaction, renouvellement et enregistrement...)
- Vous coordonnez les fonctions supports, notamment la rédaction et le suivi des délégations et conventions de mise à disposition, ainsi que l'appui à la constitution de groupes de référents.
- Vous contribuez à l'organisation d'événements stratégiques et soutien à la communication (rapports, réseaux sociaux, etc.).

3. Renforcement des relations avec les établissements partenaires et animation des filières médico-soignantes : En soutien au responsable de la cellule opérationnelle du GHT Hôpitaux de Provence, vous contribuez à la mise en oeuvre des plans d'action du PMSP des filières médico-soignantes en collaboration avec les pilotes et co-pilotes. Vos missions incluent :

- L'appui au suivi des projets et à la préparation des réunions des filières.
- Le reporting des travaux et le suivi des indicateurs dans une démarche qualité.
- L'aide à l'organisation des groupes de travail, à la mise en place d'outils de pilotage et à la formalisation des coopérations (conventions FMIH, etc.).

Missions liées au lien ville-hôpital et relations internationales :
Vous soutenez le chef de projets dans l'organisation des groupes de travail et la gestion des coopérations. Vous êtes responsable des états de frais, des conventions pour les stagiaires internationaux et des procédures associées.

Autres missions au sein de l'équipe du pôle :
Référent TEAMS, vous aidez l'équipe et les partenaires à optimiser l'utilisation de cet outil. Vous encadrez également le secrétaire de direction/assistant de direction.

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

- Vous êtes titulaire d'un diplôme de type Bac +2 à Bac +5 dans les domaines de la gestion administrative, santé publique
- Une première expérience dans le secteur hospitalier serait appréciée

Vos compétences

- Autonome et rigoureux(se), vous êtes capable de travailler de manière indépendante tout en respectant les procédures administratives et le lien hiérarchique.
- Collaboratif(ve) et communicatif(ve), vous avez un sens aigu du travail en équipe et de l'organisation, avec une aisance relationnelle et une capacité à gérer les priorités.
- Proactif(ve), vous êtes force de proposition, avec un esprit d'initiative et de bonnes capacités de rédaction et de synthèse (comptes-rendus, notes).
- Organisé(e), vous savez structurer méthodiquement votre travail pour atteindre les objectifs fixés.
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel) et intérêt pour l'optimisation des tâches administratives via l'IA.

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