CDI - Secrétaire de Direction - Marseille 5E H/F - EFS Etablissement Français du Sang

Entité de rattachement
L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.

Etablissement public, placé sous la tutelle du Ministère chargé de la santé, il emploie 9500 professionnels dans l'hexagone et dans les outre-mer. Il est organisé en 13 établissements de transfusion sanguine régionaux.

Présent tout au long de la chaîne du soin, il assure la collecte, la préparation des produits sanguins, la qualification biologique des dons, les analyses d'immuno-hématologie et la délivrance des produits à près de 1500 établissements de santé. Il mène aussi des activités de recherche et de bioproduction de médicament de thérapie innovante.

Avec plus de 500 millions d'actes réalisés par an, l'EFS est le plus grand laboratoire de biologie médicale de France. Il contribue au soin de patients atteints de maladies chroniques, de maladies génétiques, de cancers, victimes d'accidents graves... qui ont besoin d'une transfusion sanguine ou d'une greffe. Grâce à son expertise de la cellule il met au point des procédés et traitements médicaux de pointe.

Au sein de la direction générale, sous l'autorité de la Directrice de l'ETS paca Corse et de la Secrétaire générale, et en étroite collaboration avec l'autre assistante de Direction vous aurez pour mission principale:

- Gestion de l'agenda de la Directrice et de la Directrice adjointe et de la Secrétaire générale
- Rédaction, mise en forme, diffusion et classement/archivage de courriers, notes internes, compte-rendu de réunions
- Organisation des déplacements des membres du Codir : recherche de solutions de transport et d'hébergement, réservation via l'outil Concur, gestion des notes de frais,
- Gestion administrative et suivi des conventions avec les tiers,
- Gestion des assurances et sinistres,
- Chargé de voyage pour la région (réservation, gestion des dossiers de déplacements, rôle de formateur / consultant, interface comptable)
- Gestion des véhicules sur le site de Baille
- Gestion de la réservation des salles et des véhicules sur le site de Baille
- Organisation des réunions régionales (logistique et commande de repas)
- Gestion et suivi des délégations de signature
- Participation à la cellule de crise (gestion main courante)

Vous êtes titulaire Bac +3 secrétariat de direction. Une expérience de 5 ans dans un poste similaire

- Vous êtes autonome, rigoureux(se), organisé(e), réactif(ve)et dotée d'une discrétion professionnelle
- Vous avez un bon relationnel et un goût prononcé pour le travail en équipe
- Vous avez de bonnes capacités rédactionnellesainsi qu'une bonne expression orale.
- Vous maitrisez le Pack Office (Excel, Word, Powerpoint...)

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier