Responsable Administratif H/F

3e Sens est le cabinet de recrutement partenaire de votre recherche d'emploi.

Notre client :

Réseau d'écoles d'enseignement supérieur.

Où ? Marseille (13)

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement, notre client recherche son/sa Responsable administratif(ve) H/F en CDI.

Rattaché(e) au Directeur de l'Établissement, vous assurez l'organisation et le bon fonctionnement des activités administratives, apportez un appui administratif à l'équipe pédagogique et accompagnez les étudiants tout au long de leur parcours.

Vos principales missions sont :

Management de l'équipe administrative

- Encadrement, organisation et supervision de l'équipe administrative
- Recrutement des surveillants
- Élaboration des tableaux de bords et de suivi et reporting de l'activité à la direction du site et du groupe.

Gestion administrative

- Gestion des dossiers administratifs du personnel et des enseignants
- Prise en charge des dossiers de demande de formation des salariés, des devis de formations et suivi
- Gestion des contrats, transmission des éléments de paie et validation des notes de frais
- Gestion administrative des admissions, des inscriptions et des réinscriptions
- En lien avec la Direction financière, gestion et suivi du paiement des frais de scolarités et relance
- Participation aux rentrées administratives
- Gestion des dossiers de bourses et de fonds de solidarité
- Suivi administratif des parcours étudiants.

Gestion des services généraux

- Suivi de l'entretien courant des locaux et du matériel
- Gestion de la sécurité du site et supervision de la société de ménage
- Achat et gestion des stocks des consommables
- Transmission sur le logiciel comptable (ACS) et suivi du paiement des factures pour les prestataires extérieurs et fournisseurs.

Relations avec les administrations et organismes de financement

- Recueillir et assembler les pièces administratives pour les dossiers Rectorat, Conseil Régional, ...
- Réponse aux enquêtes annuelles et suivi des déclarations obligatoires
- Devis et facturation (Entreprise - OPCO - CERFAH).

Recrutement candidats libres (statut art.25)

- Gestion des candidatures pour tout le Groupe, recrutement, suivi et relance
- Organisation et suivi des entretiens de motivation.

Support au service pédagogique

- Participation à la gestion des plannings, salles et examens
- Organisation et gestion administrative des partiels et examens
- Élaboration des bulletins de notes
- Supervision de l'établissement des feuilles de présences mensuelles, de l'établissement et envoi des attestations de présence aux entreprises et au CERFAH, suivi des absences
- Edition et suivi du règlement des factures
- Gestion administrative des épreuves du Diplôme d'État
- Gestion de l'établissement des livrets étudiants pour le jury final et transmission
- Inscription des étudiants, saisie et transmission des tableaux de notes à la DREETS.

Qualité et amélioration continue

- Participation au respect des procédures internes et au suivi de la certification Qualiopi
- Organisation d'événements
- Organisation logistique des portes ouvertes, remises de diplômes et réunions diverses.

Organisation d'événements

- Organisation logistique des portes ouvertes et des remises de diplômes.

Référent(e) outil Aimaira

- Référent(e) Aimaira pour le Groupe, accompagnement et soutien des équipes.

Vous justifiez d'une expérience similaire de 4 ans minimum, acquise dans le secteur de la formation, avec des compétences avérées en organisation et gestion administrative.

Vous avez une forte appétence pour les outils informatiques (logiciel, outil ERP spécifique).

Vous êtes rigoureux/se et avez le sens de l'organisation, du service et du travail en équipe.
Vous êtes réactif(ve) et savez travailler en autonomie.

Vous avez une bonne capacité à gérer les priorités et respecter les délais.

Rémunération: 38 000 - 39 600 €

Poste à pourvoir fin Août, début Septembre.

• Rigueur et méthode