Assistant de Direction H/F - Societe de Livraison des Ouvrages Olympiques Alpes 2030

La Direction de la Maîtrise d'ouvrage est composée d'une équipe siège basée à Marseille et de trois directions de site basées à Nice, Briançon et Chambéry. Elle compte à ce jour 16 collaborateurs, répartis sur les différents sites. Rattaché(e) hiérarchiquement au directeur de la maîtrise d'ouvrage et basé(e) à Marseille, l'assistant(e) de direction a les missions suivantes :

1. Gestion d'agenda complexe

- Planification, organisation et optimisation quotidienne de l'agenda du directeur de la maîtrise d'ouvrage,
- Coordination de réunions impliquant des interlocuteurs de haut niveau internes et externes (membres du Comité de Direction, partenaires stratégiques, représentants des collectivités, instances institutionnelles, etc.),
- Anticipation des contraintes de planning, priorisation des demandes, et ajustements en temps réel.

2. Organisation de réunions complexes

- Organisation logistique et administrative de réunions à fort enjeu (réunions stratégiques, comités de pilotage),
- Préparation et envoi des ordres du jour, préparation des supports,
- Participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus, classement et archivage
- Suivi des actions post-réunion avec les parties prenantes concernées pour ce qui concerne les acteurs internes.

3. Accompagnement opérationnel des directeurs concernés

- Rédaction de notes et documents administratifs, préparation et suivi de courriers,
- Préparation des déplacements en lien avec le prestataire dédié (réservations, itinéraires, gestion des frais professionnels),
- Interface entre les directeurs de site et les équipes internes/externe avec un haut niveau de discrétion et de diplomatie.

4. Support administratif

- Veille au respect des échéances, coordination des tâches transverses et suivi de dossiers sensibles ou confidentiels,
- Collaboration étroite avec les autres assistantes et services support,
- Participation à certains projets transversaux ou événements internes (séminaires, comités, etc).

Formations/Diplômes : Bac +2/3 dans le domaine de l'assistanat ou équivalent

Les compétences attendues sont :

Savoir :

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Maîtrise de la gestion d'agenda complexe sur Outlook (ou équivalent)
- Très bonne capacité rédactionnelle et de synthèse
- Aisance dans la gestion de réunions en visioconférence (Teams, Zoom...)
- Une expérience dans un établissement public et/ou dans le secteur de l'aménagement, la construction est un plus,

Savoir-faire :

- Rigueur, sens de l'organisation, réactivité et proactivité
- Capacité à gérer les priorités dans un environnement exigeant et changeant
- Gestion de la confidentialité et des informations sensibles,

Savoir-être :

- Diplomatie, discrétion, loyauté et grande fiabilité
- Excellentes qualités relationnelles et sens du service
- Excellente communication,

Le 24 juillet 2024, le Comité International Olympique a retenu la candidature « Les Alpes Françaises » pour l'organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques d'hiver 2030 qui se dérouleront du 1er au 17 février 2030 puis du 1er au 10 mars 2030.

Créée par décret, la Solideo Alpes 2030 est un établissement public en charge de piloter la réalisation des infrastructures nécessaires aux Jeux Olympiques et Paralympiques (JOP) d'hiver 2030 dans les Alpes françaises. Elle a pour mission de coordonner les grands projets d'aménagement, de garantir le respect des délais et de veiller à l'héritage durable des Jeux sur les territoires.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier