Assistant de Gestion - Secrétaire de Direction H/F - France Travail

Description du poste :

En bref...

Entreprises : PME de 120 salariés au total dans le secteur du nettoyage/propreté
Lieu : Marseille 15ème arrondissement
Contrat : CDD de remplacement - Temps Plein 35h

Directement rattaché(e) à la direction, vous êtes la plaque tournante de l'agence. Votre mission ? Structurer le quotidien !

Vos missions se résument en 4 grands défis :

Gestion Commerciale & Facturation :
Accueil Téléphonique, création des dossiers clients, élaboration et relance des devis. Vous gérez aussi la facturation mensuelle (contrats et prestations ponctuelles) et le suivi des chiffres clés (en collaboration avec la diection)

Plannification & Logistique :
Vous planifiez les interventions sur Google Agenda et dans notre outil métier (Progiclean). Vous préparez le terrain pour nos agents (matériel, horaires, consignes) et assurez le suivi jusqu'à la fin du chantier.

Relation Clients & RH :
Vous faites le lien entre nos clients (suivi qualité, gestion des imprévus ou changements de syndic) et notre service RH (transmission des éléments pour les contrats de travail, gestion des absences, fermetures clients...)

Bras droit des dirigeants :
Vous les accompagnerez dans la gestion quotidienne, réception des bons pour établir les devis, noter les commandes transmises par téléphone etc...

Le profil idéal

Vous avez une première expérience réussie en gestion administrative/commerciale (idéalement en PME ou secteur de services)
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (Google Workspace, Pack Office, la connaissance de Progiclean est un plus)
Vous savez jongler avec les chiffres (calculs de devis, vérification des factures)

Lieu du poste : En présentiel

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Normes rédactionnelles,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Piloter une activité,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Nettoyage courant des bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique