Assistant Administratif H/F - Centre de Preorientation

L'AFAH (Association pour les Foyers et Ateliers des personnes Handicapes, Association loi 1901) est une plate-forme de services pour les personnes en situation de handicap (dficiences diverses). L'objectif de l'AFAH est de favoriser la radaptation et l'insertion des personnes.
L'AFAH gre plusieurs tablissements et services suivants, tous situs Marseille :
- le Centre Bellevue
- le Centre Phoce (ex Prorientation)
- l'Esat Phocen- Gérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées : création, mise à jour, suivi de complétude, archivage.
- Préparer et réunir les documents administratifs nécessaires en amont de l'entrée des personnes accompagnées dans le dispositif.
- Récupérer les pièces manquantes auprès des partenaires, des familles et des personnes accompagnées, et assurer les relances.
- Saisir et mettre à jour les informations dans les logiciels métiers (Ogirys, Via Trajectoire, RésidESMS, Docapost).
- Produire et actualiser les tableaux de bord (effectifs, entrées, sorties), en lien avec la secrétaire de direction.
- Assurer le lien avec les coordinateurs de parcours pour la transmission des informations relatives aux parcours.
- Assurer le suivi administratif des dossiers tout au long du parcours des personnes accompagnées (mise à jour, échéances, pièces complémentaires).
- Participer à la mise en forme et à la transmission des bilans aux partenaires et à la MDPH.
- Assurer le suivi administratif spécifique du dispositif Action Jeunes.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique en renfort si nécessaire.
- Participer à la rédaction et à la mise en forme de courriers et documents institutionnels.
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus de réunion.
- Contribuer au classement, à la distribution et à l'archivage du courrier.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Prise de note