Adjoint au Chef du Bureau de la Gestion Individuelle Enseignants - Dsden13 H/F - Rectorat d'Aix Marseille

Le bureau de la DPE 1 est un service au coeur de la politique des ressources humaines. Il assure le pilotage de la gestion administrative et financière individuelle d'environ 12 000 enseignants du 1er degré public dans le département. Composition : 14 gestionnaires dont 3 chefs de section et 1 coordinatrice paie
L'académie d'Aix-Marseille recrute un adjoint à la cheffe de bureau de la gestion individuelle administrative et financière au sein de la division des personnels enseignants (DPE1), située à la direction des service départementaux de l'éducation nationale des Bouches-du-Rhône.

Placé sous l'autorité hiérarchique du chef du bureau vous :

- accompagnez et assistez votre responsable hiérarchique dans le pilotage et l'animation du bureau
- assurez l'intérim en cas d'absence du chef de bureau.
- faite partie intégrante de l'encadrement intermédiaire de proximité, aux côtés des 3 chefs de section et de la coordinatrice paie.

Vous contribuez activement à l'évolution des procédures de gestion des personnels enseignant, dans une démarche d'amélioration continue.

Vous participez à l'évaluation des besoins de formation des gestionnaires, ainsi qu'à l'accueil et à la structuration de la formation interne des nouveaux agents.

Vous participez à la réflexion sur l'évolution des pratiques professionnelles au sein du bureau et veillez à la qualité administrative du traitement des dossiers.

Mission 1 : Pilotage opérationnel et animation de l'encadrement intermédiaire

- Réception, ouverture et répartition de l'ensemble du courrier reçu par le service
- Appui au chef de bureau dans l'animation du pôle d'encadrement intermédiaire afin d'assurer la fluidité des processus et l'harmonisation des pratiques administratives
- Participation à l'organisation et au suivi opérationnel des campagnes collectives annuelles sous la supervision du chef de bureau
- Interface opérationnelle avec les autres bureaux pour faciliter le traitement des actes collectifs et la gestion des contractuels.

Mission 2 : Accompagnement, formation et structuration des procédures

- Accompagner l'accueil et la formation des gestionnaires nouvellement affectés en conformité avec la réglementation, en lien avec les chefs de section, pour sécuriser leur prise de poste.
- Participer à la rédaction et à la mise à jour continue des fiches de procédure et de la "mallette des gestionnaires", en collaboration étroite avec le chargé de mission Maîtrise des risques et Qualité.
- Préparer et co-animer, en lien avec le chef de bureau, les réunions hebdomadaires de service.

Mission 3 : Démarche qualité, sécurisation des processus et modernisation

- Harmonisation des modèles de documents administratifs en lien avec la règlementation en vigueur
- Création et optimisation de tableaux de suivi à l'attention des gestionnaires pour un meilleur traçage des tâches les plus volumineuses
- Appui à la supervision qualitative des dossiers complexes de gestion, de leur création jusqu'à leur archivage
- Participation à la modernisation de la

1/ Connaissances- Connaissances réglementaires et application des décrets régissant les domaines de compétences.- Respect strict des procédures et des règles de comptabilité publique.- Connaissance des statuts des personnels enseignants du 1er degré.- Connaissance de l'organisation de l'administration de l'Éducation nationale et de ses interlocuteurs.2/ Savoir-faire- Organiser avec rigueur et méthodologie.- Anticiper, gérer les risques et prioriser les tâches.- Mettre en oeuvre une procédure et instruire un dossier de bout en bout.- Capacité d'analyse et de synthèse.- Réactivité, capacité à travailler dans l'urgence et respect d'échéances fortes.- Aptitude à l'encadrement intermédiaire et à l'accompagnement à la professionnalisation.3/ Savoir-être- Autonomie, disponibilité, diplomatie et empathie.- Sens aigu de l'organisation et méthode.- Sens des relations humaines, écoute et qualité relationnelle.- Faire preuve de discrétion professionnelle et de discernement.- Clarté de l'expression écrite et orale.

• Sens du relationnel
• Autonomie
• Contrôle qualité
• Réactivité
• Empathie