Secrétaire de Direction H/F - 13 Habitat

Nous recrutons pour notre Direction Stratégie Juridique, un.e Assistant.e de Direction H/F.Objectifs / Finalités du poste : Participe à l'atteinte des objectifs de l'Office en assurant l'assistance et le soutien administratif du Directeur de la Stratégie Juridique. Contribue à la sécurisation, à l'organisation et à la circulation des informations juridiques stratégiques, tout en garantissant la confidentialité des dossiers traités.Activités : - Assure la coordination et la circulation des informations entre la Direction de la Stratégie Juridique, la Direction Générale, les directions de l'Office et les partenaires externes.- Centralise, met en forme, assure le suivi administratif et actualise les dossiers stratégiques et juridiques de la Direction ainsi que leur dématérialisation.- Assiste le Directeur de la Stratégie Juridique dans l'organisation et le pilotage de son activité.- Assure le suivi administratif des contentieux et des dossiers confiés aux conseils externes (avocats, commissaires de justice, experts).- Rédige et diffuse les documents, notes, courriers, rapports et présentations nécessaires à l'activité de la Direction.- Contribue à la préparation des dossiers destinés aux instances de gouvernance (Bureau, Conseil d'Administration, Comités).- Organise et assure le suivi des réunions internes et externes ; rédige les comptes rendus, relevés de décisions et assure le suivi des actions.- Suit les échéances et alerte sur les délais relatifs aux dossiers juridiques, contentieux et projets stratégiques.- Création et suivi des tableaux de bord et outils de suivi de l'activité de la Direction.- Organise l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements du Directeur.- Assure l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes- Réalise les activités courantes de secrétariat : classement, archivage, gestion documentaire et suivi des courriers entrants et sortants.- Garantit la confidentialité et la traçabilité des informations et documents traités.- Travaille en lien étroit avec les assistantes de direction des autres directions de l'Office.- Gestion, traitement et suivi des factures et des marchés de la direction.Activités spécifiques :- Assure la collecte, la consolidation et la mise en forme des rapports présentés aux instances de gouvernance.- Peut participer à tout projet transversal relevant du périmètre de la Direction de la Stratégie Juridique.- Peut assurer l'administration documentaire des procédures, contentieux et dossiers sensibles.- Peut être amené(e) à contribuer au suivi des marchés ou prestations de conseil juridique.Votre Profil : - Formation Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou juridique.- Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction auprès d'une direction stratégique ou juridique appréciée.- Très bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et d'organisation.- Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances.- Discrétion absolue et respect de la confidentialité.- Rigueur, autonomie, réactivité et sens des priorités.- Qualités relationnelles et sens du service.- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

Experience: 5 An(s)Compétences: Planification des tâches et gestion des prioritésQualification: Agent de maîtriseSecteur d'activité: Location de logementsListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion des fonds documentaires
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Suivi de marché
• Permanence téléphonique
• Réactivité