Pref13 Cabinet - Assistant du Directeur de Cabinet du Préfet de Région H/F - Préfecture des Bouches du Rhône

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
1) Secrétariat de direction du directeur de cabinet et de la directrice de cabinet adjointe
- suivi du budget (cartes achat)
- agendas du directeur de cabinet et de la directrice de cabinet adjointe
- gestion des déplacements
- rédaction administrative courante
- préparation des réunions et des dossiers
- gestion des appels
- messagerie (4 boîtes)
2) Missions propres
- suivi de toutes les mesures d'hospitalisation d'office en lien avec l'ARS, la DMIN et les services de la préfète de police déléguée
- gestion du courrier et transmissions aux services
- tableau des permanences hebdomadaires des services de l'État et des membres du corps préfectoral
- gestion de réservation des salles de réunion
- accueil des visiteurs du directeur de cabinet et de la directrice de cabinet adjointe (suppléance de l'huissier)
- gestion des commandes (fournitures, achats divers,...)
- gestion et organisation de l'accueil des nouveaux arrivants
- gestion des stationnements dans la cour Érignac (parking visiteurs)
- centralisation des heures supplémentaires, suivi du logiciel Casper
- gestion et suivi budgétaire des cartes achat du directeur de cabinet, de la directrice de cabinet adjointe, du chef de cabinet, du chef du SIRACEDPC, et en cas d'absence de la cheffe du Bureau de l'animation et de la gestion des fonds de prévention (BAGFP)
- référent Chorus-DT (frais de déplacement des agents du cabinet)
Votre environnement professionnel:
Activités du service:
Placé sous l'autorité hiérarchique directe du directeur de cabinet et de son adjointe, le cabinet du préfet est composé de 72 agents. Il se compose du service du cabinet et de la représentation de l'État (29 ETP), du service interministériel régional des affaires civiles et économiques de défense et de protection civile (SIRACEDPC) (17 ETP), du service régional de la communication interministérielle (4ETP), de l'hôtel préfectoral (9 ETP), de l'officier de sécurité (2ETP), de l'huissier, du secrétariat et des chauffeurs du préfet ainsi que du secrétariat du directeur de cabinet.
Le cabinet assure un appui direct au préfet et à son directeur de cabinet pour toutes les missions qu'il exerce. Les activités y sont souvent marquées par la sensibilité et l'urgence des dossiers.
Composition et effectifs du service:
Cabinet du préfet 72 agents
Secrétariat du cabinet 2 agents de catégorie B
Liaisons hiérarchiques:
Directeur de cabinet et directrice de cabinet adjointe
Liaisons fonctionnelles:
Chef du service du cabinet et de la représentation de l'État (SCRE)
Chef du SIRACEDPC
Cheffe du service régional de la communication interministérielle (SRCI)
Intendant de l'hôtel préfectoral
Membres du corps préfectoral et leur secrétariat

Connaissances techniques:
- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis
- Avoir des compétences juridiques niveau initié requis
- Avoir des compétences en informatique-bureautique niveau pratique requis
Savoir-faire:
- Savoir analyser niveau pratique requis
- Savoir rédiger niveau maîtrise requis
- Savoir s'organiser niveau maîtrise requis
- Avoir l'esprit de synthèse niveau pratique requis
- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Savoir-être:
- Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
- Savoir s'exprimer oralement niveau pratique requis
- Savoir communiquerniveau pratique requis
- Savoir accueillirniveau maîtrise requis
- Avoir le sens de la pédagogieniveau pratique requis
- Être autonome et avoir le sens de l'initiativeniveau pratique requis
Durée attendue sur le poste:5 ans
Vos perspectives:
Les compétences mises en oeuvre sur le poste permettent d'acquérir une connaissance des services de l'État permettant d'évoluer vers d'autres emplois au sein du domaine fonctionnel «administration générale» mais également d'enrichir son parcours professionnel en se dirigeant vers d'autres emplois au sein des services de la préfecture.

• Gestion des commandes
• Chorus
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget