Agent Administratif Vente et Location de Matériel Médical H/F - STC

Le poste d'agent administratif dans le secteur de la vente et location de matériel médical est un poste clé qui combine des compétences administratives et commerciales. Il est l'interlocuteur privilégié de l'ensemble des clients et fournisseurs.
Rattaché à la direction, il assure donc la promotion, la vente et le conseil des produits et services de l'entreprise.

Missions et Responsabilités du poste :

1. Relations Clients
- Prendre en charge l'accueil téléphonique de l'entreprise
- Comprendre les demandes et les besoins des clients et savoir y répondre
- Effectuer la recherche produit en fonction du cahier des charges du client, proposer un pricing, et s'assurer du sourcing
- Etablir les devis et en assurer le suivi
- Prendre les RDV avec les patients pour les livraisons et reprises de matériel à domicile ainsi que pour les maintenances et intervention SAV
- Etablir les bons de livraisons dans le logiciel Must ainsi que les bons de reprise
- Envoyer les bons de livraisons et/ou les bons de reprise aux clients quand une installation est faite à domicile
- Prendre en charge le SAV quand il y a une problématique sur un matériel livré en pharmacie ou chez le patient

2. Relations Fournisseurs
- Passer les commandes auprès des fournisseurs référencés dans la mercuriale
- S'assurer du niveau des stocks dans l'entrepôt en collaboration avec le magasinier afin d'éviter toutes ruptures produits
- A la réception d'une livraison, intégrer le stock via un Bon d'Entrée dans le logiciel Must
- Réaliser des inventaires tournants et annuels
- Mettre à jour le fichier fournisseurs/articles en fonction de l'évolution des prix et des produits

3. Gestion Administrative
- Maitrise du logiciel Must G5
- Insertion des numéros de série dans chaque dossier afin de s'assurer de la traçabilité des produits
- Effectuez les retours de tournées (gestion administrative des dossiers, contrôle des éléments et reprogrammation si besoin
- Archivage des dossiers
- Envoi hebdomadaire des offres promotionnelles
- Création et optimisation des tournées pour les livreurs
- Traiter les demandes du commercial

Compétences requises
- Prendre les initiatives adaptées pour la bonne réalisation de ses missions et être force de proposition à sa hiérarchie en ce sens
- Aisance relationnelle : il est capable de répondre et satisfaire une réclamation client rapidement
- Patient et à l'écoute : il gère les retours des patients et les mécontentements avec diplomatie
- Rigoureux et organisé : il doit avoir un bon suivi de tous ses dossiers en cours mais également savoir gérer les priorités
- Adaptabilité : il adapte son discours en fonction du niveau de l'interlocuteur (client, patient, fournisseur, transporteur.)
- Esprit d'équipe
- Maitrise du pack office et idéalement du logiciel Must G5 Cloud

Formation : Minimum Bac +2 administratif, gestion ou commerce

Expérience
- 2 à 5 ans minimum sur un poste similaire
- Une expérience dans le matériel médical, la santé ou la prestation de services constitue un avantage

Experience: 2 An(s)

Compétences: Rédaction d'écrits professionnels,Bureautique et outils collaboratifs,Normes rédactionnelles,Gestion des urgences et des imprévus,Gestion des emails,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Assurer la confidentialité des données,Utiliser les outils numériques,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de produits pharmaceutiques

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Reporting
• Traçabilité des produits
• Logiciels bureautiques
• Relation client
• Rigueur et méthode
• SAV
• Pack Office
• Pro-activité
• Capacité d'écoute
• Français
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Empathie