Assistant de Communication H/F - Service Public

Description du service :Le service communication anime et fédère les communautés administratives, enseignantes et étudiantes de l'ensa-m afin de faire circuler rapidement les informations et permettre une meilleure participation de tous à la vie de l'établissement. Il assure et coordonne la valorisation des productions des étudiants et des enseignants, axe majeur du service. Dans le cadre de l'institut méditerranéen de la ville et des territoires (IMVT), le service pilote la communication de l'IMVT et impulse des actions de communication communes aux 3 établissements

Liaisons hiérarchiques : Responsable du service de la communication, diffusion e valorisation.

Liasions fonctionnelles : Relations avec l'ensemble des partenaires, Relations constantes avec l'ensemble des services administratifs et des communautés enseignantes et étudiantes.

Missions et activités principales : Placé sous l'autorité de la responsable du service, l'assistant de communication contribue à la mise en oeuvre opérationnelle des actions de communication, de diffusion et de valorisation de l'ensa-m.L'assistant de communication assure un rôle d'appui transversal au fonctionnement et aux activités du service. Il intervient notamment dans l'organisation des événements et temps forts, le suivi des relations avec les partenaires et prestataires, la diffusion de l'information interne et externe, ainsi que dans la gestion administrative et budgétaire du service. Organisation et suivi des événements
Participer à la préparation, à l'organisation et au suivi des projets et actions du service.
Contribuer à l'organisation matérielle et logistique des manifestations organisées ou accompagnées par le service : conférences, expositions, journées portes ouvertes, séminaires, colloques, rencontres, visites, etc.
Coordonner les aspects pratiques avec les services concernés, les intervenants, les prestataires et les partenaires.
Organiser l'accueil des intervenants et des publics lors des manifestations.
Assurer le suivi des demandes de mise à disposition ou de location d'espaces.
Anticiper les besoins, identifier les difficultés et rendre compte à la responsable du service.
Valorisation, diffusion et gestion des ressources
Contribuer à la valorisation des temps forts, des productions des étudiants et des activités pédagogiques de l'école
Assurer les opérations de diffusion et de mise à disposition des supports de communication (goodies, livret, publication, édition, programme, affiche,...).
Contribuer à l'actualisation des sites internet et intranet, aux outils numériques et fichiers nécessaires au fonctionnement du service.
Assurer le suivi de la boîte aux lettres fonctionnelle et des demandes d'information.
Participer à la capitalisation des productions de l'école et du service : gérer et archiver les informations électroniques ou papier et la documentation du service (photos, affiches, documents, publications, vidéos, etc.).
Gestion administrative et budgétaire
Assurer le suivi administratif des activités du service.
Préparer et suivre les bons de commande, ordres de mission, rémunérations des intervenants et documents relatifs aux cessions de droits à l'image.
Participer au suivi budgétaire des actions en lien avec la responsable du service et le service financier.
Veiller au respect des procédures et des échéances administratives.

Compétences techniques :
Connaissance des principes, techniques et outils de communication.
Connaissance des environnements institutionnels et administratifs.
Connaissance des outils numériques et des usages liés à la communication web.
Notions en matière de suivi budgétaire et de gestion administrative.
Une connaissance des secteurs de l'architecture, de la culture, de l'enseignement supérieur et de la recherche serait appréciée.
Savoir-faire : Concevoir, organiser et suivre une action ou un événement de communication.
Planifier les différentes étapes d'un projet et respecter les échéances.
Rédiger et adapter des contenus en fonction des publics et des supports.
Maîtriser les outils bureautiques et les outils numériques de communication.
Assurer le suivi administratif et budgétaire d'une activité.
Coordonner les interventions de différents interlocuteurs et prestataires.
Identifier les priorités, anticiper les difficultés et rendre compte de l'avancement des actions.
Travailler en transversalité et en mode projet.

Savoir être :

Etre rigoureux et autonome
Avoir le sens de l'initiative
Posséder le sens des relations humaines
Etre en capacité avérée de travailler en équipe et être polyvalent
Etre réactif

• Logiciels bureautiques
• Organisation d'événements
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Contrôle du budget
• Réactivité