Assistante Administrative H/F - AFAH
- CDI
- AFAH
Les missions du poste
L'AFAH (Association pour les Foyers et Ateliers des personnes Handicapées, Association loi 1901) est une plate-forme de services pour les personnes en situation de handicap (déficiences diverses). L'objectif de l'AFAH est de favoriser la réadaptation et l'insertion des personnes.L'AFAH gère plusieurs établissements et services suivants, tous situés à Marseille :- le Centre Bellevue- le Centre Phocée (ex Préorientation)- l'Esat Phocéen
L'AFAH (Association pour les Foyers et Ateliers des personnes Handicapées) gère le Centre Phocée à Marseille 14e, établissement médico-social accompagnant simultanément près de 90 personnes en situation de handicap, au sein de plusieurs dispositifs : ESPO, ESRP, UEROS, Action Jeunes et PEC.
- Gérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées : création, mise à jour, suivi de complétude, archivage.
- Préparer et réunir les documents administratifs nécessaires en amont de l'entrée des personnes accompagnées dans le dispositif.
- Récupérer les pièces manquantes auprès des partenaires, des familles et des personnes accompagnées, et assurer les relances.
- Saisir et mettre à jour les informations dans les logiciels métiers (Ogirys, Via Trajectoire, RésidESMS, Docapost).
- Produire et actualiser les tableaux de bord (effectifs, entrées, sorties), en lien avec la secrétaire de direction.
- Assurer le lien avec les coordinateurs de parcours pour la transmission des informations relatives aux parcours.
- Assurer le suivi administratif des dossiers tout au long du parcours des personnes accompagnées (mise à jour, échéances, pièces complémentaires).
- Participer à la mise en forme et à la transmission des bilans aux partenaires et à la MDPH.
- Assurer le suivi administratif spécifique du dispositif Action Jeunes.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique en renfort si nécessaire.
- Participer à la rédaction et à la mise en forme de courriers et documents institutionnels.
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus de réunion.
- Contribuer au classement, à la distribution et à l'archivage du courrier.
L'AFAH (Association pour les Foyers et Ateliers des personnes Handicapées) gère le Centre Phocée à Marseille 14e, établissement médico-social accompagnant simultanément près de 90 personnes en situation de handicap, au sein de plusieurs dispositifs : ESPO, ESRP, UEROS, Action Jeunes et PEC.
- Gérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées : création, mise à jour, suivi de complétude, archivage.
- Préparer et réunir les documents administratifs nécessaires en amont de l'entrée des personnes accompagnées dans le dispositif.
- Récupérer les pièces manquantes auprès des partenaires, des familles et des personnes accompagnées, et assurer les relances.
- Saisir et mettre à jour les informations dans les logiciels métiers (Ogirys, Via Trajectoire, RésidESMS, Docapost).
- Produire et actualiser les tableaux de bord (effectifs, entrées, sorties), en lien avec la secrétaire de direction.
- Assurer le lien avec les coordinateurs de parcours pour la transmission des informations relatives aux parcours.
- Assurer le suivi administratif des dossiers tout au long du parcours des personnes accompagnées (mise à jour, échéances, pièces complémentaires).
- Participer à la mise en forme et à la transmission des bilans aux partenaires et à la MDPH.
- Assurer le suivi administratif spécifique du dispositif Action Jeunes.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique en renfort si nécessaire.
- Participer à la rédaction et à la mise en forme de courriers et documents institutionnels.
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus de réunion.
- Contribuer au classement, à la distribution et à l'archivage du courrier.
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Aide par le travail
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Aide par le travail
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- SGBD
- Traitement du courrier