Assistant·e en Gestion Administrative Financière et Juridique H/F - 13

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale adjointe des services (DGSA), cheffe du service des affaires générales et de l'aide au pilotage.

En lien fonctionnel étroit avec la juriste chargée du Bureau des affaires juridiques et institutionnelles et avec le ou la chargé·e d'appui aux projets.L'agent assure une fonction transversale de soutien administratif, juridique et financier au sein du service des affaires générales et de l'aide au pilotage. À ce titre, il participe à la préparation, à la fiabilisation et au suivi des actes, conventions et procédures institutionnelles ; contribue à la gestion administrative et financière des projets et des services accompagnés ; et garantit la continuité et l'homogénéisation des pratiques de gestion au sein de la direction générale des services. Il veille à la traçabilité des informations, à la qualité des processus et au respect des échéances réglementaires et budgétaires, afin de sécuriser l'action de l'école et de renforcer la cohérence du pilotage administratif.

1. Activités au sein du Bureau des affaires juridiques et institutionnelles 50 %
Assistance administrative et institutionnelle :
· Prise en charge des dossiers administratifs et juridiques de la création à l'archivage ;
· Assurer la préparation logistique, documentaire et administrative des conseils centraux (CA, CE, CS) : convocations, envoi des dossiers, tableaux de suivi, feuilles de présence, archivage ;
· Participer à la rédaction et au suivi des procès-verbaux et délibérations ;
· Mettre à jour les listes de diffusion, circuits de validation, échéanciers institutionnels;
· Gestion des correspondances mails et courriers de la DGS.
Appui juridique :
· Suivre un portefeuille de conventions (rappels, renouvellements, archivage, traçabilité) ;
· Participer à l'instruction de dossiers complexes (sections disciplinaires, procédures institutionnelles, suivi réglementaire) ;
· Assurer la circulation de l'information juridique et réglementaire vers les services.
Gestion administrative transversale :
· Participer à la conception et la mise à jour de documents types et procédures ;
· Contribuer à la qualité et à la traçabilité des actes et décisions.

2. Activités au sein du Bureau d'appui aux projets et aux services 50 %

Appui à la gestion administrative et financière des projets :
· Participer au montage administratif et financier (collecte d'informations, vérifications, pré-remplissage de documents, transmission aux services compétents) ;
· Aider à la construction budgétaire prévisionnelle et au suivi des dépenses : engagements juridiques, service fait, liquidation ;
· Assurer le suivi des conventions de financement, des échéances contractuelles et du reporting ;
· Tenir des tableaux de bord consolidés (avancement, dépenses, risques).
Appui administratif aux services accompagnés :
· Assurer la gestion administrative courante (bons de commande, factures, suivi budgétaire élémentaire, tableaux de suivi, classement et archivage) ;
· Garantir la continuité en cas d'absence d'un gestionnaire dans les services soutiens ;
· Contribuer à l'homogénéisation des pratiques administrative