Gestionnaire de Formation - Pôle Masters B H/F - Universite D'aix Marseille

Avec ses 74 000 étudiants, 8 000 personnels, 130 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes de recherche, et un budget de 750M ?uros, Aix-Marseille Université se positionne au premier rang des universités françaises et francophones. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France sont couverts. Aix-Marseille université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
CDD 12 mois - Temps plein - Prise de poste dès que possibleFaculté d'Économie et de Gestion - Ilot du Bois, 5 Bd Maurice Bourdet, 13001 MarseilleRémunération : 1520€ net / moisAu sein de la Faculté d'Économie et de Gestion, vous rejoindrez le Pôle Masters B, composé de formations à forte valeur ajoutée, en lien étroit avec le monde socio-économique et l'international.En tant que gestionnaire de formation F/H, vous accompagnez les étudiants, les enseignants et les partenaires tout au long de l'année universitaire afin d'assurer le bon déroulement des formations.Vos missionsVous assurez la gestion administrative et pédagogique de plusieurs formations : un Magistère ; trois Masters 2 Recherche ; un DESU destiné aux professionnels.Au quotidien, vous serez amené(e) à :Accompagner les étudiants tout au long de leur parcours Accueillir et renseigner les étudiants, en présentiel, par téléphone et par courriel ; Assurer l'interface entre les équipes pédagogiques et les étudiants ; Gérer les candidatures, les inscriptions et le suivi administratif des cursus (formation initiale, alternance et formation continue) ; Organiser les examens, les jurys et la publication des résultats ; Planifier les enseignements, gérer les emplois du temps, les absences et les réservations de salles.Accompagner les équipes pédagogiques Assurer le suivi des enseignements et des intervenants ; Gérer les dossiers administratifs des enseignants vacataires et le suivi des heures d'enseignement.Développer les relations avec les entreprises Suivre les stages, les alternances et les projets de fin d'études ; Participer au suivi des conventions, des soutenances et des évaluations ; Mettre à jour les partenariats entreprises et le réseau des diplômés.Contribuer à l'ouverture internationale Assurer le suivi administratif des étudiants internationaux ; Collaborer avec la Direction des Relations Internationales pour l'accueil des étudiants entrants et le suivi des doubles diplômes.ProfilVous aimez évoluer dans un environnement universitaire dynamique et savez jongler entre plusieurs dossiers avec méthode et efficacité.Vous disposez idéalement : d'une expérience en gestion administrative, gestion de formation ou scolarité ; d'une aisance avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion ; d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles.Les qualités qui feront la différence Sens de l'organisation et gestion des priorités ; Rigueur et fiabilité ; Sens du service et de l'écoute ; Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés ; Réactivité face aux périodes d'activité soutenue.Conditions d'exercice Présence indispensable lors des périodes de rentrée universitaire et des examens.Pourquoi nous rejoindre ?Rejoindre le Pôle Masters B, c'est intégrer une équipe investie au service de formations d'excellence. Vous occuperez un poste polyvalent, au coeur de la vie universitaire, avec des missions variées mêlant gestion de scolarité, coordination pédagogique, relations avec les entreprises et ouverture à l'international. Les candidatures seront étudiées à partir de début septembre 2026.Un processus de recrutement fluide et transparent :À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser un rétroplanning,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueurQualification: TechnicienSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Sens du relationnel
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Planning opérationnel
• Equipes pédagogiques
• Traitement du courrier
• Réactivité