Secrétaire Administrative Polyvalente H/F - Ordre National Medecins B d R

Missions principales : Suivi des dossiers administratifs et réponse aux demandes juridiques ou administratives dans les délais impartis effectuées par les médecins ou les usagersRéponse téléphonique en lien avec les dossiers et procédures (médecins, patients, employeurs, avocats)Préparer les formalités administratives et procédures suites aux décisions prisesAssurer le suivi de ces formalitésAssurer ponctuellement une permanence physique et téléphonique au standardAssurer l'archivage des dossiers physiquesSavoirsConnaitre les instances et formalités administratives et juridiquesConnaitre le fonctionnement du Conseil, le rôle de l'organisation et son domaine de compétenceMaîtriser le vocabulaire juridique et la rédaction de notes de synthèseMaîtriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint), bases de données, logiciel interneSavoir faireConcevoir et formaliser des documents écrits professionnels (courriers, mails, note de service ou d'information, etc.) en respectant les règles orthographiques, syntaxiques et les normes de présentation et les normes du secteur juridique Organiser et suivre la traçabilité documentaire en adaptant le mode de classement et d'archivage numérique et physiqueCréer et maintenir une relation favorable avec les interlocuteurs internes et externesPrioriser et hiérarchiser son activité : hiérarchiser les activités selon leurs impactsCollaborer avec les membres des pôles, partager les informations nécessaires à la bonne compréhension de tousÊtre force de proposition pour toute suggestion permettant d'améliorer le service aux médecins et aux étudiants ou permettant de rendre plus efficient le travail et les missions du pôle / de l'Institution Interagir avec les médecins pour reformuler et approfondir leurs besoins afin de proposer une solution adéquate Anticiper les besoins des usagers et de leurs environnements et les orienter dans leur évolution stratégique Travailler de façon autonome sur la base d'indications et d'instructions données Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échangesCapacité à suivre et piloter son activité grâce à des indicateurs de performance, pour l'adapter, aider à la prise de décision, et améliorer les pratiques. Capacité à définir les indicateurs pertinents en fonction des objectifs d'activité Mettre en place de nouveaux indicateurs pertinents en fonction des objectifsPartager et promouvoir les meilleures pratiques en interne comme en externesQualités recherchéesExcellentes capacités rédactionnellesRéactivitéCapacités relationnelles, travail en équipeMaîtrise des logiciels bureautiquesType de posteTemps plein - 38h semaineSalaire : 30 à 32 K€ bruts sur 13 moisAvantages : 39 heures de RTT / an Tickets restaurants valeur faciale 14 € prise en charge employeur à 60 %Abonnement transports en commun pris en charge à 50 %Mutuelle (salarié + ayants droit) - prise en charge employeur à 100 %

Experience: 8 An(s)Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Gestion des urgences et des imprévus,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la confidentialité des données,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Activités des organisations professionnellesListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Pack Office
• Word
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Force de proposition
• Réactivité