Adjoint à la Responsable Gestion des Contrats H/F - Protisvalor Mediterranee

Rattaché(e) à la Responsable Gestion des Contrats, vous participez au pilotage et au suivi de l'activité de l'équipe Gestion et contribuez à garantir un service de qualité auprès des laboratoires d'Aix-Marseille Université.

En lien direct avec la Responsable, vous veillez au fonctionnement quotidien du service, à l'accompagnement et à la coordination de l'équipe, au suivi de l'activité ainsi qu'à l'harmonisation des pratiques, des procédures et de la qualité.

Vous participez au management de l'équipe en binôme avec la Responsable et assurez parallèlement la gestion administrative et financière d'un portefeuille de projets, notamment dans le cadre de contrats de recherche.

Management, coordination et qualité

- Participer au management de l'équipe en binôme avec la Responsable et accompagner les collaborateurs dans leurs missions et leur montée en compétences ;
- Participer à l'organisation et au suivi de l'activité, à la gestion des priorités et à la répartition de l'activité ;
- Être un point d'appui pour l'équipe et contribuer à la résolution des difficultés rencontrées ;
- Assurer une remontée quotidienne à la Responsable des informations importantes et des situations nécessitant son attention ou son arbitrage ;
- Veiller à la bonne circulation de l'information et à la coordination au sein de l'équipe ;
- Contribuer à la définition, à l'application et à l'évolution des procédures de gestion, ainsi qu'à l'harmonisation des pratiques ;
- Participer à l'amélioration continue des outils, méthodes et processus et contribuer à la qualité du service rendu.

Gestion administrative et financière d'un portefeuille de projets

- Assurer le suivi administratif, financier et budgétaire des projets confiés ;
- Préparer et suivre la facturation auprès des partenaires et, le cas échéant, assurer les relances ;
- Suivre les dépenses liées aux projets ;
- Contrôler la bonne imputation des dépenses dans le cadre de la comptabilité analytique ;
- Suivre les échéances contractuelles et financières et anticiper les actions nécessaires ;
- Assurer la coordination avec les partenaires, les responsables scientifiques et les équipes de gestion des laboratoires.

Coordination avec les services de la structure

- Assurer un rôle d'interface entre l'équipe Gestion et les différents services de la structure et faciliter la circulation de l'information sur les sujets transversaux ;
- Travailler en étroite collaboration avec le service comptabilité sur les aspects financiers et opérationnels ;
- Travailler en concertation avec le service RH pour les aspects de gestion liés aux projets.

De formation supérieure en gestion administrative et financière / comptabilité, vous disposez d'une expérience confirmée dans des fonctions de gestion, complétée par une expérience en management, coordination ou accompagnement d'équipe.

Une expérience dans la gestion de projets, de contrats ou de financements, idéalement dans le domaine de la recherche, de l'enseignement supérieur ou dans un environnement multi-partenarial, serait particulièrement appréciée.

COMPÉTENCES

- Gestion administrative et financière : maîtrise de la gestion, de la comptabilité et du suivi budgétaire de projets ;
- Organisation et management : capacité à coordonner une activité, gérer les priorités et accompagner une équipe ;
- Procédures et qualité : capacité à appliquer, faire évoluer et harmoniser les procédures et les pratiques ;
- Travail transversal : capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et à appréhender les enjeux dans leur globalité ;
- Maîtrise des outils informatiques de gestion, notamment Word et Excel ;
- Maîtrise de l'anglais appréciée.

QUALITÉS RECHERCHÉES

- Rigueur, organisation et capacité d'anticipation ;
- Autonomie, réactivité et prise de recul ;
- Aisance relationnelle, écoute et capacité d'adaptation ;
- Esprit d'équipe, posture managériale et sens du collectif ;

Protisvalor est la filiale de valorisation de la recherche d'Aix-Marseille Université (AMU).

Créée en 2002 pour apporter aux laboratoires et aux chercheurs d'AMU l accompagnement nécessaire à la valorisation de leurs compétences et des résultats de leur recherche, Protisvalor opère dans les domaines juridique, administratif, financier et de la propriété intellectuelle.

Nous avons pour mission principale d'assurer l'instruction et la gestion des contrats financés. Cela implique de conseiller, guider et accompagner les chercheurs pendant l'intégralité du cycle de vie de leurs projets de recherche.

Les contrats qui découlent du financement des projets de recherche peuvent être de deux ordres, partenariaux (financements privés ou provenant d'organisations à but non lucratif au niveau local ou national) ou européens (financements dans le cadre des programmes d'innovation et de recherche de la Commission Européenne).

Nous agissons ainsi à plusieurs niveaux : veille et détection, ingénierie financière, ingénierie et montage de projets, négociation et rédaction de contrats en propriété intellectuelle, gestion comptable, gestion administrative et financière, et gestion des ressources humaines.

• Comptabilité analytique
• Informatique de gestion
• Sens du relationnel
• Anglais
• Gestion des ressources humaines
• Amélioration continue
• Conduite de projet
• Autonomie
• Excel
• Rédaction de contrat
• Word
• Facturation
• Contrôle du budget
• Management d'équipe
• Réactivité
• Capacité d’adaptation